Achter het net 2

Het internet is voor velen niet alleen een digitale snelweg, maar ook een ondoordringbare informatie-jungle. Voor consultants, die bijna per definitie op zoek zijn naar relevante informatie, lijkt deze jungle nog moeilijk te doorgronden. Verreweg de meeste van hen gebruiken alleen de e-mail functie en laten het surfen over aan volgens hen wereldvreemde nerds. Deze desinteresse lijkt eerder te zijn gebaseerd op onbekendheid met het nieuwe medium dan op het ontbreken van mogelijkheden doelgericht en doelmatig het internet af te speuren. Dit artikel zal de zogenaamde zoekmachines (search-engines) bespreken die de consultant in staat stellen de gezochte informatie snel en goedkoop op het internet te vinden.

Hoe vind ik in al die miljoenen websites juist die pagina’s die aansluiten op mijn informatie behoefte? Deze vraag vormde de basis voor de ontwikkeling van de zoekmachines, die als een kompas de juiste richting op het internet aangeven. Al in een vroeg stadium bleek de behoefte aan hulpmiddelen die snel de gezochte informatie konden opleveren. Het is niet verwonderlijk dat veel van deze zoekmachines op Amerikaanse universiteiten zijn ontwikkeld. Immers, het internet vindt zijn oorsprong in de militaire en universitaire wereld.

Deze zoekmachines, waarvan er inmiddels honderden in gebruik zijn, bieden de mogelijkheid een groot deel van het world wide web (WWW) af te speuren. Daarbij dient door de enorme omvang van het WWW voor een steeds verdergaande verdichting worden gekozen. Zo zal een zoektocht naar een begrip als ‘business’ een lijst van miljoenen pagina’s opleveren (hits). Wordt de zoektocht gericht op ‘business’ in ‘Germany’, dan zal het aantal relevante documenten direct veel hanteerbaarder worden.

Op welke wijze kunnen de zoekmachines de consultant behulpzaam zijn bij zijn zoektocht? Welke verschillen zijn te onderkennen en welke tips kunnen u helpen bij de exploratie van de informatie-jungle? Na een korte verkenning van de diverse soorten zoekmachines en zogenaamde directories zal een overzicht worden gegeven van de verschillen tussen de besproken tools. Een stappenplan zal u daarna in staat stellen een goed voorbereide zoektocht te beginnen. Om u bij deze expeditie te ondersteunen zijn de URL’s (Uniform Resource Locator’s) gegeven van een aantal relevante en informatieve websites.

Zoekmachines worden ook wel spiders, crawlers of worms genoemd. Niet verwonderlijk gezien de ‘web’ achtergrond. De zoekmachines hebben tenslotte het doel informatie op te sporen en als een prooi te bespringen. Dat deze metafoor de werkelijkheid zeer dicht benadert blijkt wel uit ‘Lycos’, een zoekmachine die haar naam ontleent aan de Lycosidae. Dit is de groepsbenaming voor een familie van spinnensoorten die hun prooi niet in een web, maar door middel van achtervolging vangen. De spinnen staan bekend om hun snelheid en zijn voornamelijk ‘s nachts actief. Dit sluit in hoge mate aan bij de belevingswereld van de verstokte websurfer, die juist de nachtelijke uren de digitale snelweg opgaat om files te ontlopen.

Naast ‘Lycos’ zijn de volgende zoekmachines onmisbare hulpmiddelen gebleken: Alta Vista (een ontwikkeling van Digital Equipment), Webcrawler (Universiteit van Washington), ILSE (Nederlandse zoekmachine), Yahoo en HotBot (Berkeley Universiteit). Een overzicht van alle belangrijke zoekmachines, inclusief hyperlinks, kan worden gevonden op: http://www.nic.surfnet.nl/infoserv.eng/wegwijzers/zoektools.html

In de grote hoeveelheid aan zoekmachines kan een onderscheid gemaakt worden in drie hoofdgroepen, die elk op een andere wijze het net afzoeken naar informatie. Het is aan deze grote verschillen in zoekmethodiek te wijten dat veel gebruikers in het web verward raken. Hoe is het tenslotte mogelijk dat bij een zoektocht naar benchmarking het aantal ‘hits’ bij Yahoo niet verder komt dan 54, terwijl eenzelfde zoektocht bij Alta Vista maar liefst 44583 ‘hits’ oplevert? Daartoe dienen wij het onderscheid tussen zoekmachines en directories te maken.

Zoekmachines zoeken continue het web af. Op basis van de informatie die zij op hun geautomatiseerde zoektocht vinden bouwen zij catalogi van het web op. U kunt deze zoekmachines beïnvloeden door uw site aan te melden en de begrippen aan te geven op basis waarvan u door derden gevonden wil worden. Zo zal een consultancy bureau al snel, naast de bedrijfsnaam en de naam van vennoten, al snel gevonden willen worden op de voor haar specifieke activiteiten. Hierbij kan gedacht worden aan Human Resource Management 9dan ook opnemen onder HRM!), Interim management, Change management etc. Kennis van deze werkwijze kan er toe leiden dat uw website hoger en vaker op de hitlist komt dan die van uw concurrenten. Niet onbelangrijk als u bedenkt dat populaire management begrippen als Total Quality, Benchmaking of BPR al snel lijsten met tienduizenden relevante ‘hits’ opleveren. Alleen voor diegenen die aspiraties hebben monnikenwerk te verrichten (en een hoge telefoonrekening willen betalen), lijkt het doorwerken van een dergelijke berg informatie interessant. Het sturen van de zoekmachines door middel van een doordacht website-plan is zodoende een eerste vereiste bij de opbouw van een eigen website. Maak eerst de keuze onder welke begrippen u gevonden wil worden.

Een tweede groep wordt gevormd door de zogenaamde directories, waarvan Yahoo de bekendste exponent is. In tegenstelling tot de zoekmachines worden deze directories gecreëerd door mensen. Men kan in een specifieke directories, bijvoorbeeld ‘Business’ of ‘Arts’, worden opgenomen door de eigen website aan te melden. Op basis van de inhoud worden deze sites dan door een redactie toegewezen aan een of meer directories. Een goede inhoudelijke component zal ertoe kunnen leiden dat uw site wordt opgenomen in recensies of ‘hotlists’ van de directory. En dit zal weer leiden tot meer bezoek aan uw site.

Naast de bovengenoemde twee hoofdvormen bestaan hybride vormen die zowel een zoekmachine als een directory functionaliteit bezitten. Een belangrijk aspect aan het bezit van een directory functionaliteit is dat deze ook vaak betaalde diensten aanbieden, hetgeen lucratief is voor de aanbieder hiervan. In de praktijk zien wij dat de zoekmachines en de directories naar elkaar toe convergeren. Zo kan met Yahoo op het World Wide Web worden gezocht, en hebben een aantal zoekmachines (zoals Lycos) inmiddels eigen directories op hun homepages.

Om enig inzicht te bieden is voor een drietal begrippen een ‘benchmark’ onderzoek uitgevoerd met gebruikmaking van verschillende zoekmachines en een directory, alsmede van Compuserve, een provider die eigen directories heeft.
Hierbij is op drie termen gezocht, te weten benchmarking, BPR en business process redesign.
De keuze voor BPR en business process redesign is gemaakt om te laten zien dat hieruit andere zoekresultaten worden verkregen. Tenslotte kan bij BPR niet alleen sprake zijn van redesign, maar evenzeer van reengineering. De verwachting is dan ook dat het aantal hits voor BPR groter is dan voor redesign alleen. In hoeverre deze voorspelling is uitgekomen blijkt uit de onderstaande tabel.

Het aantal hits bij de directories is relatief laag, omdat hier reeds een selectie heeft plaatsgevonden. Wie echter niets wil missen, kan beter zijn heil zoeken bij de grote zoekmachines. Gezien het grote aantal hits, is het dan echter aan te bevelen de zoektocht vooraf goed te specificeren of stap voor stap de zoektocht te verdichten. Indien men bijvoorbeeld wil benchmarken in de overheidssfeer, dan kan door het toevoegen van dit begrip aan de zoektocht het aantal sites worden beperkt en de relevantie worden verhoogd.

Misschien valt u overigens ook de vrijwel identieke cijfers voor Compuserve en Lycos op. Geen wonder, want Compuserve maakt via Lycos ‘contact’ met het internet. Een van beide volstaat zodoende. De kleine verschillen zijn ontstaan doordat Compuserve een paar dagen later is doorzocht dan Lycos.

Het volgende stappenplan kan de consultant behulpzaam zijn bij de speurtocht op internet.

Zoeken op het web: Cybertaal voor gevorderden

De onderstaande tekens en woorden zullen de kwaliteit van uw zoektocht in hoge mste verbeteren.

Het plus teken (+)
Indien u het plus teken zet voor het woord dat u ingeeft in de zoekmachine, dan bent u er zeker van dat alle documenten dit woord bevatten. Dit geldt voor ieder woord dat u ingeeft. Zoekt u naar benchmarking in Nederland, dan zal +benchmarking+Nederland de gewenste informatie opleveren.

Het min (-) teken
Plaatst u een min (-) teken voor een woord, dan zal de zoekmachine geen documenten opvragen waarin dit woord is opgenomen. Wilt u informatie over change management, maar niet over de ‘Leadership’ aspecten hiervan, dan geeft u het volgende in: +change,management-leadership.

Booleaanse operatoren

De booleeanse operatoren bieden u de mogelijkheid uw zoektocht tot in detail te specificeren. De gebruikte operatoren zijn: AND, AND NOT, OR en het gebruik van aanhalingstekens ( ). Het is belangrijk te memoreren dat u deze begrippen altijd in hoofdletters moet intypen, en dat er een spatie voor en na deze operatoren. Enkele voorbeelden geven de werking weer.

AND
Hiermee worden documenten gevonden waarbij alle aangegeven woorden worden teruggevonden. Voorbeeld:

Balanced AND Scorecard AND performance AND indicators

Hiermee vindt u zowel de pagina’s waarin alle genoemde begrippen voorkomen

OR
Wilt u pagina’s vinden waarin twee vaak gerelateerde begrippen zijn opgenomen, dan kunt u gebruik maken van OR:

ABC OR Kaplan

(ABC staat hier voor Activity Based Costing; Kaplan voor Prof. Kaplan, die hierover als eerste publiceerde)

AND NOT
Bij het gebruik van AND NOT worden de begrippen die hierachter zijn opgenomen uitgesloten bij de zoektocht.

Kaplan AND NOT ABC

zal zodoende wel documenten van en over Kaplan genereren, maar niet die documenten die over ABC gaan (maar bijvoorbeeld weer wel over Prof. Kaplans nieuwste vondst, de Balanced Scorecard).

( )
Haakjes kunnen worden gebruikt om groepen van zoek-commando’s samen te voegen. Een voorbeeld is een zoektocht naar informatie over de staalindustrie, en dan met name die uit Japan en Europa.

Steel AND (Japan OR Europe)

Natuurlijk is het ultieme doel van de zoekopdracht het vinden van die informatie die voor de client en/of voor de consultant zelf van grote (persoonlijke) waarde is. Voor zowel Benchmarking als Business Process Redesign zijn hier een aantal interessante sites opgenomen.
In het onderstaande kader kan een aantal hotlinks worden gevonden op de eerder genoemde onderwerpen.

Eens site in opbouw van de federale overheid van de VS. Hier kan een index worden gevonden op basis waarvan concrete cijfers kunnen worden opgesteld. Deze laatste ontbreken echter nog wel.

Het BPR online learning centre. Een mooi startpunt boordevol relevante artikelen en methodieken over BPR

De website van het centre for research in information management. Een wat meer op de techniek gerichte site, met tientallen downloadbare artikelen van een hoog niveau

De reengineering site van de Harvard Business School. Wie kwaliteit zoekt, en cases, moet hier zeker langs gaan.
Voortaan zal in iedere M&O Consultancy Monitor een aantal sites worden opgenomen die ingangen kunnen bieden bij het zoeken en vinden van en naar essentiële informatie. De schrijver nodigt u graag uit hem attent te maken op sites die voor consultants interessant zijn. U kunt hiertoe via de genoemde mail-adres contact opnemen.

Het zoeken naar relevante en inspirerende informatie vormt voor de management consultant een belangrijke activiteit bij het professioneel gebruik van het internet. Over de kwaliteit van de geboden informatie hoeft hierbij geen twijfel te bestaan. Alle grote uitgeverijen en universiteiten staan inmiddels op het net. In sommige gevallen kan een gedeelte van de informatie gratis worden verkregen terwijl voor een ander gedeelte (veel) betaald moet worden. Een goede informatieselectie kan zodoende veel geld en met name ook veel tijd besparen. Daarbij speelt de keuze voor zoekmachines en/of directories een belangrijke rol.

Het zal vaak een kwestie van trail and error zijn welke zoekmachine of directory u het best bevalt. Ook de gehanteerde zoekmethodiek dient stap voor stap geleerd te worden en kan per zoekmachine verschillen.

Indien wij in ons achterhoofd houden dat vrijwel alle genoemde zoekmachines en directories niet ouder zijn dan 3 jaar, dan kan gesteld worden dat de zoekresultaten vaak verbluffend zijn.

Het internet biedt consultants een nieuwe dimensie in hun nooit aflatende queste naar informatie. Zonder in het web verstrengeld te hoeven raken, kan toch een vaak smakelijke prooi worden verorbert.

Zoekmachines	Benchmarking	BPR	Busines Process Redesign
Alta Vista	44583	24110	800
Excite	16348	5791	2950
HotBot	28984	9419	13387
Infoseek	18370	5774	40330
Lycos	5674	1853	23569
Webcrawler	1276	641	506
directories
Yahoo	54	34	6
Compuserve	5771	1857	23617