De Wakkere Organisatie
Facility Management in de praktijk
Een jaar of drie geleden werd veel
aandacht besteed aan het fenomeen Lopez. Deze vooraanstaande
manager bij Volkswagen had in zijn nieuwe functie bepaald dat de
kosten van toeleveranciers met 20~30% moesten dalen. De
leveranciers werd het mes op de keel gezet en verlaagden
noodgedwongen hun prijzen. De marges van Volkswagen verbeterden
op korte termijn. Lopez had groot succes.
Lopez
De 'Lopez'-methodiek is vooral geschikt voor organisaties die in de gevarenzone verkeren. Het kwaliteitsverlies en de verminderde loyaliteit van leveranciers zijn echter vervelende bijwerkingen, te vergelijken met het hardhandig door elkaar schudden van een slaper die dagenlang blijft klagen over zeurende hoofdpijn.
Het is beter binnen de eigen organisaties opnieuw een aantal kwaliteitsijkpunten, zowel op strategische als op de meer operationele facetten, vast te stellen. De kussens dienen weer eens te worden opgeschud, opdat de slaper prettig ontwaakt. Het is tenslotte niet zo dat alle organisaties in de gevarenzone verkeren.
Directeur Drs. B. Q. Voors van
het Algemeen Nederlands Persbureau (ANP): "Naast
kostenreductie is vergroting van het kostenbewustzijn in de
organisatie belangrijk. Het kostenbesparingsonderzoek en -aanpak
heeft ons nieuw inzicht gegeven in de reguliere maar niet
onaanzienlijke kosten, en ons impulsen gegeven er anders mee om
te gaan."
Global Jungle
Tom Peters, de bekende
organisatiegoeroe, stelt dat organisaties een dynamiek en een
openheid moeten vertonen die past bij de snel veranderende
housebeat van de global jungle. In een enkel geval zijn er
innoverende organisaties t.a.v. cultuurverandering en
kostenbeheersing, die aan de voorwaarden van Tom Peters
beantwoorden. Zoals in Engeland The Body Shop (persoonlijke
verzorgingsprodukten) tezamen met Lane Transport (groot Engels
transportbedrijf). Ten aanzien van de verbetering van de
logistieke structuur hebben de directies van de beide
organisaties besloten intensiever samen te werken. Men wisseit
van hoog tot laag allerlei interne gegevens uit, relevant genoeg
voor het logistieke bedrijfsproces van de toeleveranciers.
Medewerkers van beide bedrijven participeren in elkaars
logistieke (sub)processen, tot en met de financieel directeuren
en accountants die vertrouwelijke gegevens uitwisselen. Gevolg
van deze openheid: verbeterde dienstverlening naar de honderden
Body Shop winkels en aanzienlijke kostenbesparingen. Komen wij
dit vaak in de praktijk tegen? Neen!
De slapende organisatie of hoe wordt deze wakker geschud?
Veel organisaties willen intern orde op zaken krijgen, zonder al te veel aandacht te schenken aan de snel veranderende buitenwereld. Vaste gedragspatronen van medewerkers dragen niet bij tot echt creatieve oplossingen. Kostenreductie vindt slechts spaarzaam plaats. Cost Reduction Consuitancy springt in op dit hiaat.
Facility Management en beheersing van de facilitaire kosten staan in eerste instantie centraal. Wat wordt hieronder verstaan?
Facility Management is de integrale beheersing van organisaties, ter ondersteuning van de gebruikers met ruimte, middelen, diensten en bescherming, resulterend in een optimale produktiviteit, dienstverlening en kostenbeheersing voor de organisatie. Om deze beheersing te verkrijgen wordt door middel van vergelijkingen inzicht verschaft in de juistheid van kosten.
7 vragen uit onze uitgebreide checklist:
Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u via de e-mail kontakt met ons opnemen.
Directeur Drs. L. Verzijlbergh, directeur van de Stichting Voorziening Verstandelijk Gehandicapten Rijnmond te Rotterdam: "Ik ben blij dat iemand mij over de kwaliteit van onze argumenten waarom wij bepaalde zaken op onze manier (al jaren lang) geregeld hebben, kritisch ondervraagt. Door de gerichte vraagstelling rondom de-totale facilitaire goederenstroom zijn wij (en ook onze toeleveranciers!) alerter geworden. Onze bedrijfsblindheid en ingeslopen gewoontevorming is doorbroken. Wij zijn veel kostenbewuster geworden. Er is meer ruimte in ons budget gekomen."
Vervolgens wordt gekeken naar
interne procedures, communicatieen rapportagepatronen.
Menigmaal wordt geconstateerd dat de f inancieel- en de
inkoopverantwoordeiijken onvoldoende samenwerken en er een
situatie van sub-optimalisatie ontstaat. Goede en eenduidige
managementinformatie is een vereiste om een goede
kostenbeheersing mogelijk te maken. Door vervolgens de
organisatie optimaal in te schakelen is een goede basis gelegd om
tot kostenreductie over te gaan. in laatste instantie worden de
bestaande leveranciers ingeschakeld om het
administratief-logistieke proces efficiënter en effectiever te
laten verlopen.
De relevante vermindering van de
kosten heeft hierdoor een blijvend effect op langere termijn.
Gevolg van deze aanpak is dat een sterker kostenbewustzijn binnen
de organisatie gaat ontstaan en bij de toeleveranciers een beter
begrip ontstaat welke kwaliteitseisen gewenst zijn. Op
verschillende niveaus wordt alerter gereageerd op veranderende
situaties, waardoor zowel direct als indirect kostenreducties
gerealiseerd worden. Ook zal introductie van nieuwe
ontwikkelingen en technieken makkelijker gaan. Het kan in sommige
gevallen betekenen dat nieuwe leveranciers in beeld komen, die
beter aan de nieuwe voorwaarden van de organisatie voldoen.
Uit de slaap ontwaakt is de organisatie beter toegerust om de dienstverlening te verbeteren tegen een lager kostenniveau. Tevens zijn de voorwaarden geschapen om de snel veranderende wereld bij te benen.
